Dokumentenmanagementsystem GoBD-konform: Was Unternehmen wissen müssen
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Grundlage für die digitale Verwaltung von Belegen, Verträgen und Geschäftsunterlagen. Doch gerade in Deutschland müssen Unternehmen besondere Anforderungen erfüllen, um rechtssicher zu arbeiten. Entscheidend sind dabei die Vorgaben der GoBD.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Funktionen ein DMS mindestens haben muss, um GoBD-konform und damit rechtlich sicher zu sein.
Was bedeutet GoBD für ein DMS?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind in Deutschland die verbindliche Grundlage für digitale Buchführung und Archivierung.
- Revisionssicherheit ist Pflicht
- Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden
- Nachvollziehbarkeit muss jederzeit gewährleistet sein
Mindestanforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem
1. Revisionssichere Archivierung
Keine nachträgliche Manipulation – Änderungen werden automatisch protokolliert.
2. Vollständige Protokollierung
Jeder Zugriff und jede Bearbeitung ist nachvollziehbar gespeichert.
3. Schnelle Auffindbarkeit durch Suche
GoBD schreibt vor, dass Dokumente jederzeit verfügbar sein müssen – eine Volltextsuche ist daher unverzichtbar.
4. Rechteverwaltung & Zugriffskontrolle
Nur berechtigte Personen dürfen Dokumente einsehen oder bearbeiten.
5. Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten
Gesetzliche Fristen von 6 oder 10 Jahren werden automatisch unterstützt.
6. Exportfunktion für Betriebsprüfungen
Ein DMS muss Daten im vorgeschriebenen Format für das Finanzamt bereitstellen können.
7. Versionierung & Änderungsnachweise
Jede Bearbeitung wird lückenlos dokumentiert und ältere Versionen bleiben abrufbar.
Warum ein GoBD-konformes DMS unverzichtbar ist
Unternehmen, die kein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem einsetzen, riskieren:
- Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
- steuerliche Nachteile
- rechtliche Konsequenzen bei nicht nachvollziehbarer Archivierung
Mit einem passenden DMS sichern Sie sich dagegen:
✅ Rechtskonformität
✅ Effizienz in der Dokumentenverwaltung
✅ Zukunftssicherheit in der Digitalisierung
Fazit: Dokumentenmanagementsystem nach deutschem Recht auswählen
Ein Dokumentenmanagementsystem muss in Deutschland mindestens GoBD-konform, revisionssicher und nachvollziehbar sein. Nur so erfüllen Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen und sind optimal aufgestellt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was bedeutet GoBD-konform bei einem Dokumentenmanagementsystem?
GoBD-konform bedeutet, dass ein DMS die gesetzlichen Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt.
Welche Dokumente müssen GoBD-konform archiviert werden?
Alle steuerrelevanten Unterlagen wie Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge oder E-Mails mit steuerlichem Bezug.
Was passiert, wenn ein DMS nicht GoBD-konform ist?
Das Finanzamt kann die Buchführung verwerfen. Es drohen Steuernachzahlungen oder Strafzahlungen.
Muss ein Dokumentenmanagementsystem zertifiziert sein?
Nein, es gibt keine offizielle Zertifizierung. Unternehmen müssen jedoch die GoBD-Konformität sicherstellen.
Welche Vorteile hat ein GoBD-konformes DMS?
Es sorgt für Rechtssicherheit, Effizienz und eine solide Grundlage für die Digitalisierung.